5 reglas para mejorar tu productividad

5 reglas para mejorar tu productividad
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Algunos tips para mejorar la productividad de tu estudio.-

Llegas a tu oficina y escribes una lista de al menos 10 tareas por hacer en el día.
Tienes la firme convicción de que para cuando termine el día todas esas tareas quedarán tachadas porque las habrás realizado.
Te dan las 8:00 pm y sigues en la oficina.
De la lista de 10 cosas, hiciste la 1, la 2, la 4 a medias y con las justas empezaste con la 7. Paras de contar.
Sientes la frustración de no estar a tope con la productividad.
Es hora de irte, pero lo haces con el propósito de que al día siguiente lo lograrás.
Llega el siguiente día, reciclas tareas inconclusas del día anterior. Ahora tu lista tiene el doble de cosas por hacer.
La aventura empieza de nuevo. Y así todos los días…
Si sientes alguna identificación con este ciclo improductivo, definitivamente, este post con 5 reglas de productividad es para ti.



Regla 1: Los sueños no son tareas.


¿Cuántas veces has llenado tu lista de tareas con deseos? Es probable que lo hayas hecho en más de una ocasión. Has caído en este error si en lugar de tareas escribiste, por ejemplo: “mejorar la comunicación con mis clientes”; “ser más eficiente”; “desarrollar mi marca personal”; etc.

Todos estos son deseos tremendamente positivos para tu desarrollo profesional, pero no son objetivos, menos aún tareas por hacer. Por tanto, cada vez que los coloques en tu lista de tareas generarán avances difusos que, finalmente, producirán una sensación de no estar avanzando.

El primer paso para hacer que un sueño sea realizable es transformarlo en un objetivo. Solo después de tener claro el objetivo podrás identificar las tareas que deberás realizar para alcanzarlo. Entonces, ¿cómo transformamos un deseo en un objetivo? Simple: “aterrizando” los sueños.

Una vez que has identificado tus anhelos y has confirmado que hay utilidad en ellos más allá del hecho de cumplirlos, entonces conviértelos en objetivos, al visualizarlos como eventos específicos, medibles, alcanzables, realizables y temporales, con una ubicación en el tiempo. A esto se le llama el método SMART (specific, measurable, achievable, realistic y timely). De esta manera el “mejorar la comunicación con mis clientes” se convierte en “preparar un reporte periódico para el cliente sobre el estado de sus casos”; o, “ser más eficiente” se transforma en “crear un protocolo de reuniones para emplear de mejor manera el tiempo”; o, “desarrollar mi marca personal” se plasma en “contar con mi web y blog personal para generar contenido de valor que me posicione”.

De esta manera, una vez definidos los objetivos, podremos identificar todas las tareas necesarias para conseguir esas metas.



Regla 2: Divide y vencerás.


Y esto va, en el mejor sentido posible. Tiene que ver con la dimensión de las tareas que vas a emprender. Es más sencillo realizar varias pequeñas tareas que una tarea enorme. De hecho, cuanto más grandes son las tareas más demoramos en ponernos en acción o más nos cuesta identificar por dónde empezar. Por eso, la clave está en subdividir las grandes tareas.

Siguiendo con los ejemplo anteriores. Si tienes claro que un objetivo para mejorar la comunicación con tus clientes es enviar un reporte periódico con la información de sus casos, entonces desglosa las tareas que te permitan concretar ese objetivo. Por ejemplo:

Definir de periodicidad y estructura de los reportes.
Identificar la información necesaria para elaborar los reportes.
Redactar o corregir los reportes.
Enviar los reportes.

Los objetivos no se realizan automáticamente ni se transforman en tareas por arte de magia. Tienes que determinar la ruta a seguir y formular esas tareas considerando el verbo rector. Así, cada día, o según los tiempos que manejes, incluye en tu lista de cosas por hacer una o más tareas que te permitan poner check a la macro tarea “enviar el reporte de su caso al cliente”; lo que a su vez te permitirá estar más cerca de tu anhelo de “mejorar la comunicación con tus clientes”.



Regla 3: Lo que terminas vale el doble


Ya hemos escrito bastante sobre la importancia de analizar, definir e identificar tareas; no obstante, no hay que perder de vista que nada vale tanto como aquello que finalmente realizas. Precisamente, ese es el sentido de la regla anterior, el subdividir tareas. Queremos tareas pequeñas que puedan hacerse sin problemas y que nos permitan avanzar. Eso te acerca a tu objetivo y le permite a tu cerebro cambiar la sensación de frustración por la de satisfacción, lo que a su vez te permite estar en modo productividad.



Regla 4: El mito del multitasking


Se dice mucho sobre ser multitasking; especialmente se menciona ello como una habilidad de las mujeres. Pero, seamos honestos, ¿cuántas cosas importantes y bien hechas se pueden hacer al mismo tiempo? Probablemente ninguna.

Lo importante requiere toda nuestra atención, en especial si no se puede delegar. Así que, olvídate de creer que avanzarás las tareas de dos en dos porque tengas un ojo en la computadora, el otro el celular, y le prestes tus oídos a un tercer interlocutor. No hay mejor atajo que una tarea importante a la vez. El costo de reprocesar o corregir es mayor y retrasa más.

Considera, además, que la concentración no es algo que se logra inmediatamente, ni es exclusiva de ciertas personas. Es verdad que algunos podrán concentrarse más pronto que otros, pero si haces lo que te gusta, también podrás lograr el nivel ideal de foco. Para llegar a ese momento tienes que ayudar a tu mente. Ponte plazos realistas para realizar alguna tarea esoecífica y elimina todas las distracciones posibles. Te aseguramos que ese tiempo, por más corto que sea, puede serte de gran utilidad.



Regla 5: Cuando quieras abandonar recuerda el “para qué”


Finalmente, si todos los pasos anteriores no hubiesen sido suficientes para ayudarte a lograr la productividad que esperas y la meta todavía estuviese bastante lejos, como cuando toca sacar una tesis, por ejemplo, vuelve a la raíz para conectar con tu motivación.


En periodos de crisis muchas personas suelen perder la perspectiva de los proyectos que emprenden y en su intento por reconectar con sus sueños se fijan en el “por qué” y no en el “para qué”. El por qué responde a las causas, pero el para el para qué es el resultado que queremos lograr. Y pasa que para seguir impulsándonos necesitamos de lo que esperamos encontrar en el futuro, no lo que dejamos en el pasado. No hay otro modo de avanzar que hacia adelante. Tal vez estás haciendo la tesis porque necesitas sustentar un trabajo de investigación que te permita alcanzar el grado de magíster. Es decir, haces la tesis porque es un requisito; pero si conectas con las expectativas de para qué, es probable que quieras lograr la maestría para enseñar en postgrado porque te encanta la docencia o anhelas la maestría para tener mejores condiciones laborales. El para qué es tu motor.

Fuente: https://impulsacomunicaciones.pe

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